Předimplementační workshop jako klíč k úspěšnému projektu

Cíl a smysl workshopu

Primární cílem workshopu je zásadní posun v projektu. Nechceme jen mluvit, chceme jednat. Hlavní cíle workshopu proto zahrnují:

• Rozhýbat přípravy projektu
• Vyjasnění požadavků na novou platformu
• Vytvoření materiálů pro definování obsahu projektu 
• Propojení business benefitů a technologie

Sekundární cíl je také zjištění náročnosti projektu. A není to jen o rozpočtu. Jedná se také o časový rámec a potřebné zdroje. Potřebujeme přesně pochopit, kolik lidí a na jak dlouho bude zapotřebí, aby byl projekt úspěšně dokončen.

Terciálním cílem je mimochodem také vzájemné poznání. Ano, je to jako první rande mezi vámi (jako zákazníkem) a námi (jako. dodavatelem), kde obě strany hledají kompatibilitu a společný jazyk. Cílem je odmakat co nejvíce v co nejkratším čase, proto se jedná o intenzivní workshop.

Očekávané výstupy

Detailní navnímání situace klienta

Jedním z prvních a nejdůležitějších výstupů je podrobná analýza vaší situace. Nejenže budeme mít sepsané odpovědi na všechny naše společné otázky, ale přidáme i konzultační “business hinty”, které vám mohou otevřít oči k novým příležitostem nebo nebezpečím.

Návrh architektury řešení

Nedílnou součástí je také komplexní návrh architektury řešení. Tento návrh bude podkladem pro vaše klíčová produktová rozhodnutí, vytvoření backlogu a také pro odhad náročnosti a komplexity celého projektu.

Roadmapa integračního okolí

Následuje roadmapa integračního okolí, včetně doporučení integrační strategie a infrastrukturních řešení. Tento roadmapový plán vám dá jasnou představu o tom, jak bude vaše nová platforma komunikovat s existujícími systémy a jaké technologie budou potřebné pro zajištění hladkého chodu.

Procesní analýza

Procesní analýza je dalším kritickým bodem. Zda formou diagramů nebo podrobného textového popisu, budeme mít jasno v tom, jaké jsou kritická business místa, které systémy kam „zapadají“ a jaké procesy budou potřebovat zvláštní pozornost. Toto je zásadní nejen pro návrh řešení a produktová rozhodnutí, ale také jako podklad pro backlog. Procesní analýza zajišťuje, že při spuštění nového projektu budou procesy buď správně zachovány, nebo transformovány do nového a efektivního stavu.

Vizualizace požadavků a fázování projektu

Nakonec, ale neméně důležitě, vytvoříme vizualizaci požadavků a jejich prioritizaci do MVP (Minimum Viable Product). Tím získáme jasné fáze projektu, což usnadní jeho řízení a implementaci.

Výstupy tohoto workshopu tedy nejsou pouze „nice-to-have“, ale jsou kritickými kroky, které vám a nám pomohou ušetřit čas a snížit rizika.

Jak to probíhá: anatomie úspěšného workshopu

Teď, když znáte očekávané výstupy, může vás zajímat, jak se vše vlastně odehrává. Sice může jít o intenzivní zážitek, ale je to dobrodružství, na kterém se budeme společně podílet.

Časový rozsah

Prvně, hovořme o čase. Workshop bude trvat mezi 2 až 4 pracovními dny (MD), v závislosti na komplexitě témat, která potřebujeme probrat.

Osobní setkání

Zpravidla se setkáme osobně v konferenční místnosti, a to buď intenzivně celý den nebo rozložíme naší agendu do 4 odpoledních sezení. Každý model má své výhody, a adaptujeme se podle vašich potřeb a očekávání.

Role facilitátora

Neméně důležitá je role našeho zkušeného facilitátora, který má za úkol moderovat diskuzi, udržovat tempo a zajišťovat, že se držíme plánu. Zkrátka žádné odbíhání od tématu, jen jasné směřování.

Ověření očekávání

Na začátku každého workshopu je klíčové ověřit vzájemná očekávání. Dotazy klienta a naše témy jsou dopředu napsány na nástěnku, abychom měli jasno v prioritách.

Technika parkoviště

Pokud narazíme na téma, které nyní nemůžeme plně vyřešit, použijeme techniku parkoviště. Toto téma ‚zaparkujeme‘ a vrátíme se k němu, jakmile budeme mít více informací nebo času.

AHA momenty a retrospektiva

Na závěr každého dne se věnujeme AHA momentům – těm průlomovým poznatkům, které nám pomáhají vidět věci v novém světle. A nakonec provedeme krátkou retrospektivu: každý účastník sdělí, co bychom měli začít dělat, přestat dělat a co funguje a chceme v tom pokračovat, abychom byli následující den ještě efektivnější.

Závěr

Předimplementační workshop není pouhým luxusem, ale nezbytným krokem k úspěšnému dokončení e-commerce projektu. Poskytuje jasnou strukturu, definuje cíle, výstupy a požadavky, a nejvýznamnější – snižuje rizika. Je to platforma, kde se spojují business a technologie, kde se vytváří společný jazyk a kde se odhalují klíčové „AHA momenty“. V konečném důsledku je to investice, která vám může ušetřit čas a zdroje v dlouhodobém horizontu.

V tomto článku najdete podrobnější report z jednoho takového předimplementačního workshopu.